Ogólne informacje o ochronie danych osobowych w Meden-Inmed Sp. z o.o.

opracowane zostały w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej RODO).

W Meden-Inmed Sp. z o.o. ważne jest dla nas, aby dane naszych Klientów i Kontrahentów były należycie przetwarzane i chronione. Działamy w pełni zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych i innymi przepisami, a każdej z osób, której dane osobowe przetwarzamy, ułatwiamy korzystanie z przysługujących jej praw.

Poniżej – wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z przepisów – przedstawiliśmy ogólne zasady, którymi się kierujemy. Zapraszamy do lektury, a w razie pytań służymy Państwu pomocą!

Administrator/kontakt

Administratorem danych osobowych jest Meden-Inmed Sp. z o.o. z siedzibą w Koszalinie (75-847) przy ul. Wenedów 2, NIP 669-22-55-563, meden@meden.com.pl., tel.94 347 10 40,

Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania związane z ochroną Państwa danych osobowych, uprzejmie prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych

Sylwia Milart

telefon:

e-mail: iod@meden.com.pl

adres korespondencyjny: Meden-Inmed Sp. z o.o., ul. Wenedów 2, 75-847 Koszalin

Cele i okresy przetwarzania danych

W związku z tym, że świadczymy różne usługi, przetwarzamy Państwa dane osobowe w różnych celach, w różnym zakresie i na różnej podstawie prawnej określonej w RODO. W celu przekazania jak najbardziej przejrzystej informacji, pogrupowaliśmy te informacje odnosząc się do celu przetwarzania Państwa danych osobowych.

Zebrane poniżej informacje mogą być przez nas doszczegóławiane lub zmieniane w kontekście realizacji niektórych celów przetwarzania danych osobowych – tzn. że mogą Państwo otrzymać od nas informacje odnoszące się do danego konkretnego celu przetwarzania danych.

Cel: Realizacja umowy lub zamówienia

PODSTAWA PRAWNA art. 6 ust. 1 pkt b), c) i f) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań wynikających z zapisów umowy oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów i okres przechowywania dokumentacji księgowej lub do uwzględnienia sprzeciwu

W przypadku zawarcia z Panią/Panem umowy lub i zamówienia, podane dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonania takiej umowy lub zamówienia oraz ich rozliczenia i archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Jeśli w związku z zawarciem umowy przekazano nam Pani/Pana dane jako dane pracownika lub przedstawiciela naszego kontrahenta lub klienta, dane będą wykorzystywane do bieżącego kontaktu w celu realizacji umowy lub zamówienia, sporządzenia i archiwizacji dokumentacji z wykonania umowy oraz w innych celach wynikających bezpośrednio z umowy. Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest ochrona praw, wykonanie zawartych umów i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.

Cel: Kontakty biznesowe

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO

OKRES PRZETWARZANIA : niezbędny do realizacji celów, w których te dane są przetwarzane lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu

Dane kontaktowe wprowadzone do formularza elektronicznego, udostępnione poprzez korespondencję w tym pocztę e-mail, wizytówkę, rozmowę telefoniczną, formularz kontaktowy z targów i spotkań biznesowych, przekazane w ramach realizacji umowy lub zamówienia bądź udostępnione nam w inny sposób mogą być przetwarzane w celu utrzymywania kontaktów biznesowych.

Nasi przedstawiciele mogą skontaktować się z Panią/Panem w celu przedstawienia oferty, zaproszenia na spotkanie lub szkolenie lub w ramach innych działań marketingowych. Może Pani/Pan otrzymywać informacje dotyczącą produktów i usług lub inne informacje mające związek z obszarami naszej działalności.

Jeśli jesteście Państwo naszym dostawcą lub podwykonawcą (lub jeśli inicjujemy kontakt, bo jesteśmy zainteresowani nawiązaniem współpracy w zakresie zakupu, dostawy lub świadczenia usług), kontakt może dotyczyć pozyskania oferty, dodatkowych informacji czy dokumentów.

Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest marketing, sprzedaż produktów i usług oraz budowanie i umacnianie relacji biznesowych.

Cel: Newsletter

PODSTAWA PRAWNA : art. 6 ust. 1 pkt a) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres niezbędny do realizacji celów, w których te dane są przetwarzane lub do rezygnacji z otrzymywania newslettera (uwzględnienie sprzeciwu lub cofnięcie zgody)

W przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera, Pani/Pana adres e-mail będzie wykorzystywany do przesyłania newsletterów. Newsletter będzie wysyłany do Pani/Pana w celu zapewnienia Państwu dostępu do aktualnych informacji o naszej ofercie. Zgoda na otrzymywanie newsletter jest dobrowolna i może być cofnięta w każdym czasie. Wyrażeniem sprzeciwu lub cofnięciem zgody na przetwarzanie danych będzie kliknięcie w link rezygnacji dostępny w każdym newsletterze bądź wysłanie e-maila na adres iod@meden.com.pl o treści: „rezygnacja z newslettera”. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed cofnięcia zgody.

Cel: Obsługa zapytania – odpowiedź na działania handlowe inicjowane przez Klientów

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres niezbędny do realizacji celów, w których te dane są przetwarzane lub do rezygnacji z uzyskania odpowiedzi (uwzględnienie sprzeciwu lub cofnięcie zgody)

W przypadku wypełnienia formularza kontaktowego lub przekazania zapytania w innej formie (np. e-mail, telefon) wyraża Pani/Pan zgodę na kontakt związany z realizacją Pani/Pana prośby lub zapytania. Aby cofnąć zgodę należy wysłać email na adres iod@meden.com.pl o treści: „Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych w celu obsługi zapytania”. Zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie, jednak jej cofnięcie nie wpływa na legalność przetwarzania przed cofnięciem zgody, ponadto cofnięcie zgody skutkuje brakiem odpowiedzi.

Cel: Organizacja udziału i promocja szkoleń, warsztatów, konferencji

PODSTAWA PRAWNA: : art. 6 ust. 1 pkt a), b) i c) oraz f) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres niezbędny do realizacji celów, w których te dane są przetwarzane lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu bądź wycofania zgody.

W przypadku udziału w szkoleniach/warsztatach/konferencjach płatnych podstawę przetwarzania stanowi zawarcie umowy jaką jest rejestracja na szkolenie/warsztaty/konferencję.

W przypadku szkoleń/warsztatów/konferencji bezpłatnych Państwa dane będą przetwarzane na podstawie udzielonej zgody. Wycofania zgody można dokonać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed cofnięcia zgody.

W przypadku zgłoszenia udziału w konferencji, warsztatach szkoleniu lub w innym organizowanym przez nas wydarzeniu, podane dane mogą zostać udostępnione pozostałym uczestnikom, szkoleniowcom, prelegentom oraz innym podmiotom związanym z organizacją i promocją wydarzenia.

Jeśli jesteście Państwo prelegentem, informacja ta może być ponadto udostępniana publicznie na stronie internetowej, mediach społecznościowych oraz w materiałach promocyjnych i konferencyjnych. Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest promocja poprzez organizację szkoleń, konferencji i innych wydarzeń.

Cel: Wykorzystywanie wizerunku w celach marketingowych

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres niezbędny do realizacji celów, w których te dane są przetwarzane lub do rezygnacji z uzyskania odpowiedzi (uwzględnienie sprzeciwu lub cofnięcie zgody)

Podczas konferencji, szkoleń lub w innych organizowanych przez nas wydarzeń wykonujemy w celach marketingowych zdjęcia i nagrania, które mogą być udostępniane na portalach społecznościowych (Facebook, Instagram, Linkedin, YouTube) lub naszych stronach internetowych, podczas innych wydarzeń marketingowych (m.in. targi, szkolenia, konferencje,), a także innym uczestnikom biorącym udział w danym wydarzenia. W takim przypadku każdorazowo zwracamy się do Państwa o wyrażenia zgody na udostępnianie wizerunku. Podanie danych i zgoda jest dobrowolna z tym, że odmowa może utrudniać udział w wydarzeniu.

W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, (w tym należących do szczególnej kategorii). Aby cofnąć zgodę należy wysłać email na adres iod@meden.com.pl o treści: „cofnięcie zgody na przetwarzanie wizerunku”, ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano zgodnie z prawem, przed jej wycofaniem.

Cel: Realizacja obowiązku prawnego dot. dokumentacji

PODSTAWA PRAWNA: art.6 ust.1 pkt c) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikający z przepisów krajowych

W przypadku wykonywania umowy, złożenia zamówienia lub realizacji innego świadczenia na Państwa rzecz będziemy także przetwarzać dane osobowe zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy w celu sporządzenia i przechowywania dokumentów zgodnie z przepisami prawa. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy będą Państwo stroną umowy lub zamówienia, gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani/Pana pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje lub gdy zostało wykonane na Pani/Pana rzecz jakieś świadczenie.

Cel: Potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów

Podstaw Dane wprowadzone na formularzu zgłoszeniowym (w tym elektronicznym), udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub w inny sposób udostępnione Administratorowi mogą być przetwarzane do celu archiwizacji informacji lub dokumentów potwierdzających wykonanie obowiązków Administratora oraz do celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko Administratorowi. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje oraz sytuacji, gdy na jakiejkolwiek podstawie Administrator był zobowiązany do wykonania świadczenia na Pani/Pana rzecz lub realizacji Pani/Pana praw.

Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest ochrona praw, potwierdzenie wykonania obowiązków i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.

Cel: Rekrutacja kandydatów do pracy

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt a), b) i c) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres niezbędny do realizacji celów, w których te dane są przetwarzane lub do uwzględnienia sprzeciwu bądź cofnięcia zgody

Dbamy także o kandydatów do pracy. W toku rekrutacji Państwa dane osobowe są chronione i udostępniane wyłącznie pracownikom zaangażowanym w rekrutację. Po zakończeniu danego procesu rekrutacyjnego po upływie 4 miesięcy usuwamy dane osobowe kandydatów, z którymi nie nawiązaliśmy współpracy. Jeżeli jednak wyrazicie Państwo wyraźna zgodę, będziemy przechowywali Państwa dane na potrzeby przyszłych rekrutacji przez wskazany przez Państwa okres. W każdym momencie możecie Państwo wycofać swoją aplikację i cofnąć zgodę na przetwarzanie danych. Aby cofnąć zgodę należy wysłać email na adres iod@meden.com.pl o treści: „cofnięcie zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych”, ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano zgodnie z prawem, przed jej wycofaniem.

Zwracamy uwagę, że podanie danych osobowych w celu rekrutacji do pracy w zakresie określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych jest dobrowolne, ale konieczne do przeprowadzenia rekrutacji i rozpatrzenia Państwa kandydatury. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne i wymaga Pani/Pana wyraźnej zgody.

Konsekwencje niepodania danych

• W przypadku formularzy zgłoszeniowych (w tym elektronicznych) podanie danych jest dobrowolne, jednak nie podanie danych wskazanych jako obligatoryjne (wymagane) skutkuje brakiem możliwości wysłania formularza lub jego zatwierdzenia i w konsekwencji w zależności od rodzaju formularza brakiem możliwości udziału w szkoleniu, warsztatach, konferencji lub zapisu na newsletter.

• W przypadku danych zbieranych przez przedstawicieli Administratora w zakresie działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych podanie danych jest w pełni dobrowolne lecz konsekwencją ich nie podania może być brak możliwości nawiązania z Panią/Panem kontaktu.

• W przypadku danych osób, które są stroną umowy/zamówienia zawartej/-ego z Administratorem podanie danych niezbędnych do wykonania umowy i wykonania obowiązków prawnych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy.

Dane powierzane nam przez podmioty trzecie

W niektórych przypadkach dane osobowe otrzymujemy od podmiotów trzecich, wobec których jesteśmy odbiorcą lub podmiotem przetwarzającym. Dane te mogą służyć podobnym celom, co te pozyskiwane bezpośrednio przez nas. Są to zazwyczaj podstawowe dane, niezbędne do realizacji celu i obejmują: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania/dostawy, nazwę firmy, nazwę stanowiska oraz ewentualnie inne dane wynikające np. z umowy lub zamówienia, w związku z którymi następuje udostępnienie danych osobowych.

O powierzone nam dane dbamy równie mocno jak o te, których jesteśmy administratorem. Możecie Państwo liczyć na odpowiedni poziom bezpieczeństwa.

Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane dostawcom, usługodawcom i partnerom, z którymi Meden-Inmed Sp. z o.o. współpracuje w zakresie niezbędnym do realizacji usług dla Klientów, obsługi kontraktów handlowych lub w utrzymywania kontaktów biznesowych, działań marketingowych i obsługi działalności firmy.

Administratorzy. Korzystamy z dostawców, którzy nie działają wyłącznie na nasze polecenie i sami ustalą cele i sposoby wykorzystania Twoich danych osobowych stając się ich administratorami. Odbiorcą Państwa danych w tym przypadku mogą być w szczególności organy państwowe, banki, firmy windykacyjne, kancelarie prawne, Poczta Polska, firmy kurierskie.

Podmioty przetwarzające. Ponadto Państwa dane mogą być przekazywane dostawcom i podwykonawcom usług w zakresie serwisu IT, hostingu poczty elektronicznej, niszczenia dokumentów. Takie podmioty przetwarzają dane tylko na podstawie umowy powierzenia i tylko zgodnie z naszymi poleceniami jako Administratora.

Lokalizacja. Dane osobowe przechowywane są w siedzibie naszej firmy oraz na naszym serwerze na terytorium Polski. Nasi dostawcy mają siedzibę głównie w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Dane osobowe, których administratorem jest Meden-Inmed Sp. z o.o., co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich, tzn. poza Unię Europejską. Jednak część spośród naszych dostawców branży IT o globalnym zasięgu (np. Facebook, Inc, Google LLC, MailChimp) może mieć siedzibę poza terytorium EOG. W tym przypadku w związku z przekazaniem Państwa danych poza terytorium EOG zadbaliśmy, aby nasi dostawcy dawali gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych. Gwarancje te wynikają w szczególności ze zobowiązania do stosowania standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE) lub uczestnictwa w programie „Tarcza Prywatności” ustanowionym na mocy decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA.

Dokładamy wszelkich starań, aby podmioty, którym przekazujemy Państwa dane, spełniały wysokie standardy w zakresie ich ochrony, w tym stosowały środki organizacyjne i techniczne, jakich wymaga RODO.

Ochrona danych

W naszej firmie wdrożyliśmy politykę bezpieczeństwa informatycznego oraz ochrony danych osobowych. Określiliśmy w niej m.in. zasady korzystania z systemów informatycznych. Wymagamy od siebie stosowania silnych haseł, ograniczamy liczbę osób mających dostęp do danych oraz wprowadzamy zabezpieczenia informatyczne i fizyczne. Dbamy także o szkolenia dla naszych pracowników, którzy mają dostęp do danych osobowych.

Prawa osób, których dane przetwarzamy

Obowiązujące przepisy dają wiele praw nam wszystkim, bo w tym: prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, prawo do usunięcia danych (w przypadkach określonych w RODO), prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Oczywiście mają Państwo także prawo do sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora) oraz prawo do cofnięcia zgody (gdy Państwa zgoda jest podstawą przetwarzania danych).

Zwracamy Państwa uwagę na fakt, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed cofnięcia zgody. Dodatkowo informujemy, że:

• w niektórych przypadkach możemy odmówić uwzględnienia Państwa sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

• możemy odmówić usunięcia Państwa danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile występuje jedna z sytuacji, o których mowa w RODO, np. gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

• prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO;

• prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonanie umowy ;

Jeśli chcą Państwo skorzystać z przysługujących Państwu praw prosimy o przesłanie do nas wiadomości na adres: iod@meden.com.pl

W razie podejrzeń, że niedostatecznie troszczymy się o Państwa dane, zawsze przysługuje Państwu możliwość wniesienia skargi do organu nadzoru: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Serwisy, z których korzysta Meden-Inmed Sp. z o.o. nie zbierają w sposób automatyczny żadnych informacji, z wyjątkiem informacji zawartych w plikach cookies. Pliki cookies, które wykorzystujemy, służą jedynie do celów analitycznych i nie służą do tzw. profilowania, w tym w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Informacje przekazywane przez przeglądarkę użytkownika nie pozwalają na jego identyfikację. Gromadzone są jedynie dane do opracowywania ogólnych statystyk dotyczących korzystania przez użytkowników z serwisów, pozwalających na oszacowanie poziomu zainteresowania serwisami oraz rozwijanie witryn, a także w celu diagnozowania problemów związanych z pracą serwera i analizą ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa.

W naszej polityce plików cookies zamieściliśmy dodatkowe informacje dot. plików cookies. Zapraszamy do lektury.